Hauptversammlung und Aufsichtsrat

Während der Schutzmaßnahmen aufgrund der COVID 19-Pandemie können Präsenzhauptversammlungen (HV) nicht wie üblich stattfinden. Zahlreiche Unternehmen haben ihre Hauptversammlungen bereits abgesagt oder verschoben. Das birgt Probleme, weil Beschlüsse nicht auf herkömmlichem Weg herbeigeführt werden können. Außerdem verlangt das Gesetz bislang, dass Hauptversammlungen innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres stattfinden. Darüber hinaus kann ohne HV-Beschluss eine Dividendenausschüttung nicht stattfinden. Auch bedeutet eine Verschiebung der HV über den Zeitraum hinaus Verzögerungen bei der Prüferbestellung für Jahresabschluss und Halbjahresfinanzbericht.

Der Gesetzgeber hat darauf mit einer Notfallgesetzgebung reagiert, die die Handlungsfähigkeit der Unternehmen sichern und das rechtsichere Durchführen von Hauptversammlungen ermöglichen soll. Das betrifft sowohl die jährliche als auch die außerordentliche Hauptversammlung. Vorübergehend und begrenzt bis zum Jahr 2021 wird die Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung eröffnet, die Frist für das Abhalten der Hauptversammlung von den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres auf das gesamte Geschäftsjahr erhöht und eine Abschlagszahlung auf den Bilanzgewinn auch ohne Satzungsermächtigung ermöglicht. Für diese Maßnahmen braucht der Vorstand aber stets die Zustimmung des Aufsichtsrats.

Die Kernreglungen der am 28.3.2020 in Kraft getretenen Corona-Gesetzgebung (Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Infektionen mit dem SARS-CoV-2-Virus) sind:

• Geltungsbereich: Erfasst sind Aktiengesellschaften; Kommanditgesellschaften auf Aktien; Europäische Gesellschaften (SE); Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit. Gesonderte Regelung gelten auch für Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Genossenschaften und Vereine und Stiftungen.
• Zeitliche Begrenzung der Regelungen: Sämtliche Erleichterungen sind bis zum Jahr 2021 beschränkt. Wenn auch danach ähnlich verfahren werden soll, müssen Unternehmen prüfen, inwiefern sie per Satzungsregelungen entsprechende Möglichkeiten eröffnen können.
• Fristverlängerung zur Durchführung der HV: Die ordentliche Hauptversammlung muss abweichend von § 75 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres, sondern nur im Verlaufe des Geschäftsjahres stattfinden, in jedem Fall aber in 2020 bzw. 2021. Dies gilt ebenfalls für die Europäische Aktiengesellschaft (SE) sowie die Europäische Genossenschaft (SCE) (s. Infobox).
• Virtuelle HV zugelassen: Der Vorstand kann entscheiden die HV ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Vertreter abzuhalten, sofern die gesamte HV im Internet übertragen wird, die Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) oder Stimmrechtsübertragung ermöglicht ist, Fragemöglichkeiten im Weg der elektronischen Kommunikation bestehen und Widerspruchsmöglichkeiten gegen Beschlüsse der HV bestehen. Hinsichtlich der Fragemöglichkeiten entscheidet der Vorstand abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Fragen er zulässt und beantwortet. Er kann auch vorgeben, dass Fragen nur bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind.
• Verkürzte Frist zur Einberufung der HV: Die gesetzliche Mindestfrist für die Einberufung der Hauptversammlung ist verkürzt worden. Der Vorstand kann mit einer Frist von 21 Tagen einladen.
• Bereits einberufene Hauptversammlungen: Sie können abgesagt und nach den neuen Regelungen zu einem späteren Zeitpunkt mit verkürzter Frist einberufen werden.
• Abschlagszahlung auf den Bilanzgewinn: Der Vorstand kann an die Aktionäre auch ohne Beschluss der HV einen Abschlag auf den Bilanzgewinn nach Maßgabe von § 59 Abs. 2 AktG zahlen. Mit dieser Regelung will man berücksichtigen, dass die Dividendenzahlung erst mit Beschluss der HV erfolgen kann, deren Zeitpunkt aktuell vielfach für die Aktionäre ungewiss ist. Anders als in § 59 Abs. 1 AktG geregelt, bedarf es für die Abschlagzahlung keiner Ermächtigung in der Satzung. Die Zustimmung des Aufsichtsrats bleibt jedoch stets erforderlich (s.u.). Entsprechendes gilt für die Abschlagszahlung auf die Ausgleichszahlung an außenstehende Aktionäre im Rahmen eines Unternehmensvertrages (§ 304 AktG). Eine Abschlagszahlung ist aber nur zulässig, wenn ein vorläufiger Abschluss für das vergangene Geschäftsjahr einen Jahresüberschuss ergibt und wenn der Abschlag höchsten die Hälfte des Betrags ausmacht, der vom Jahresüberschuss nach Abzug der nach Satzung oder Gesetz zu leistenden Gewinnrücklagen verbleibt.
  Ein Automatismus sollte die Abschlagszahlung keinesfalls sein. Es gilt hierbei zu bedenken: Zu betrachten ist die aktuelle und die zu erwartende Liquiditätslage des Unternehmens. Solange die Auswirkungen der Corona-Krise nicht absehbar sind oder bereits wirtschaftliche Einbußen sichtbar sind, dürfte eine Abschlagszahlung häufig nicht in Betracht kommen. Auch wenn Arbeitnehmer finanzielle Einschränkungen und Unsicherheiten beispielsweise durch Kurzarbeit hinnehmen müssen, ist eine Abschlagszahlung an die Aktionäre schwer zu begründen. Auch der Aufsichtsrat kann hier zugunsten der Arbeitnehmer eine Ausgewogenheit und beispielsweise entsprechende Aufzahlungen zum Kurzarbeitergeld und eine Verknüpfung mit Weiterbildung im Hinblick auf den anstehenden Strukturwandel (Transformation) fordern. Dass Unternehmen richtigerweise Liquiditätshilfen und die finanziellen Vorteile von Kurzarbeit in Anspruch nehmen können, darf nicht zu einseitigen Belastungen der Arbeitnehmer führen. Die Arbeitnehmervertreter können hier Treiber sein, damit soziale Schieflagen in Unternehmen und Gesellschaft verhindert werden.
• Zustimmungserfordernis des Aufsichtsrats: Der Vorstand bedarf für die Entscheidungen zur virtuellen HV, zum Abhalten der HV bis zum Ende des Geschäftsjahres und zur Abschlagszahlung auf den Bilanzgewinn der Zustimmung des Aufsichtsrats. Die Zustimmung des Aufsichtsrats kann (abweichend von § 108 Abs. 4 AktG) per Umlaufbeschluss und auch in elektronischer Form erfolgen, ohne Widerspruchsrecht gegen dieses Verfahren. Dies gilt selbst dann, wenn in der Satzung oder Geschäftsordnung eine anderweitige Regelung enthalten ist. Bei der SE mit monistischem System entscheidet der Verwaltungsrat.
• Aufsichtsrat: Der Vorstand kann die Teilnahme von Aufsichtsräten an der HV per Bild- und Tonübertragung anordnen. Auch dies bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats.
• Folgen der Verschiebung der HV für Aufsichtsratswahlen: Sofern sich – wie verbreitet – die Satzung nach dem Gesetz (§ 102 Abs. 1 AktG) richtet, endet die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder nach Ablauf der Amtsjahre mit dem Entlastungsbeschluss auf der HV.  Die bisherigen Aufsichtsratsmitglieder von Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite bleiben folglich auch bei einer Verschiebung der HV bis zur dortigen Entscheidung im Amt. In diesem Fall müssen etwaige Aufsichtsratswahlen auch erst dann beendet sein. Sofern Aufsichtsratswahlen beispielsweise aufgrund der Pandemie jedoch noch später stattfinden, muss für die neue Amtsperiode die gerichtliche Bestellung bis zur endgültigen Wahl vorbereitet werden. Anders als für Genossenschaften wurde hier keine Fortdauer des Amtes bis zur Bestellung eines Nachfolgers vorgesehen. Siehe zu den Folgen der Corona-Pandemie für Aufsichtsratswahlen: "Corona-Pandemie: Folgen für Aufsichtsratswahlen".
• Anfechtung von HV-Beschlüssen: Eine Verletzung der vorstehenden Voraussetzungen für eine rein virtuelle Hauptversammlung berechtigt nicht zur Anfechtung, es sei denn, der Gesellschaft ist insoweit Vorsatz nachzuweisen. Gleiches gilt für Verstöße gegen die künftige Pflicht zur Bestätigung des Zugangs der elektronisch abgegebenen Stimme oder die Zulassung von Ton- und Bildübertragung. Dies gilt zusätzlich zu den bereits bestehenden Anfechtungsbeschränkungen nach § 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG.
• Regelung für die GmbH – Beschlussfassung ohne physische Präsenz: Beschlüsse der Gesellschafter dürfen im Jahr 2020 und 2021 auch ohne das Einverständnis sämtlicher Gesellschafter in Textform bzw. durch schriftliche Stimmabgabe – also ohne physische Präsenz – getroffen werden (abweichend von § 48 Abs. 2 GmbHG).
• Regelung für die Genossenschaft: Auch für die Genossenschaft gibt es ähnliche Erleichterungen für elektronische oder schriftliche Beschlussfassungen der Mitglieder und die Einberufung und für virtuelle Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat. Die Feststellung des Jahresabschlusses kann im Jahr 2020 und 2021 auch durch den Aufsichtsrat erfolgen. Für Aufsichtsratswahlen bedeutsam: Ein Mitglied von Aufsichtsrat oder Vorstand bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.