Neue Arbeit vorausschauend und gesund gestalten

Gerade Großraumbüros haben es häufig in sich: ein oft durchgängig hoher Geräuschpegel, ständige Störmomente durch Telefonate oder Privatgespräche an Nebentischen, unpassend eingestellte Heizung beziehungsweise Lüftung. Viele Kolleg*innen leiden an solchen Gegebenheiten in ihrem Arbeitsumfeld. Das trifft auch auf viele andere Arbeitskonzepte zu, die oft unter dem Namen „New Work“ geführt werden – angefangen von orts- und zeitflexibler Arbeit, insbesondere von dauerhaftem und flächendeckendem Homeoffice, über neue offene Bürokonzepte („Open Space“) bis hin zum Desksharing.

Das Problem ist, dass Belastungen in diesen modernen Arbeitskonzepten zumeist viel zu spät erkannt werden. Die wenigsten Architekt*innen kennen sich mit ergonomischen Befunden oder mit konkreten Vorgaben des Arbeits- und Gesundheitsschutzes aus. Raumplaner*innen wissen oft kaum etwas über die konkreten Tätigkeiten, die in den von ihnen neu gestalteten Arbeitslandschaften verrichtet, oder über Technologien, die dort praktisch angewandt werden sollen. Selbst Betriebsräte haben häufig nur geringe Vorstellungen darüber, wie Datenschutz und Vertraulichkeit insbesondere in Open-Space-Büros gewährleistet werden können. In der Regel werden daher Probleme und Belastungen erst lange, nachdem ein neues Gebäude bezogen oder eine umfassende Modernisierung durchgeführt wurde, wahrgenommen. Dann nämlich, wenn einzelne Beschäftigte bereits deutlich mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen, Demotivation und Arbeitsflucht reagieren. Eine systematische Gebäude- und Raumplanung unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse und der Anforderungen an eine kollaborative Arbeitsumgebung findet bisher so gut wie nicht statt.

Vorausschauende Gefährdungsbeurteilung

Das deutsche Arbeitsschutzrecht regelt den Schutz der Beschäftigten vor gesundheitlichen Gefährdungen gerade bei baulichen oder räumlichen Veränderungen weitreichend. So etwa steht in Paragraf 3 der Arbeitsstättenverordnung, dass der Arbeitgeber „beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten“ festzustellen hat, ob die Beschäftigten Gefährdungen ausgesetzt sind. Wenn es dafür Anzeichen gibt, muss er „allen möglichen Gefährdungen der Sicherheit und der Gesundheit der Beschäftigten“ nachgehen und diese beurteilen und dabei „die Auswirkungen der Arbeitsorganisation und der Arbeitsabläufe in der Arbeitsstätte“ berücksichtigen. Bei einer solchen Gefährdungsbeurteilung müssen sowohl „die physischen als auch die psychischen Belastungen“ in den Blick genommen werden und sind gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu berücksichtigen. Dies alles muss noch „vor Aufnahme der Tätigkeiten“ geschehen und vom Arbeitgeber dokumentiert werden. 

In weiteren Vorschriften wird ausgemalt, wie die Gefährdungsbeurteilung im Einzelnen vonstattenzugehen hat und wie mit deren Ergebnissen umzugehen ist. So etwa sieht es die technische Regel für Arbeitsstätten (ASR) V3 als „von grundlegender Bedeutung“ an, dass die „Integration des Arbeitsschutzes in die Planung von Arbeitsstätten“ zu erfolgen hat. „Zweckmäßigerweise“ seien „bereits im Planungsprozess von Neu- und Umbauten die Nutzung der Arbeitsstätte und der Stand der Technik, Arbeitsmedizin und Hygiene sowie die ergonomischen Anforderungen zu ermitteln und als Anforderung an die Arbeitsstätte festzuhalten“.

Ähnliche Anforderungen gibt es auch unter anderem in der Betriebssicherheitsverordnung, wenn es um die Anwendung neuer Arbeitsmittel geht, oder auch im Rahmen der Gefahrstoffverordnung, um Beschäftigte vor dem Kontakt mit gesundheitsschädlichen Stoffen zu schützen.

Auch Betriebsräte verfügen über wichtige Rechte, um Beschäftigte im Fall von neuen Raum- und Arbeitskonzepten wirksam vor gesundheitlichen Gefährdungen zu schützen. Dazu zählt in Paragraf 90 Betriebsverfassungsgesetz  ein Informations- und Beratungsrecht. So hat der Arbeitgeber „den Betriebsrat über die Planung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten von betrieblichen Räumen rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten“ und sich mit ihm unter Berücksichtigung „gesicherter arbeitswissenschaftlicher Erkenntnisse über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit“ zu beraten. Dies muss „rechtzeitig“ geschehen – also solange noch keine Entscheidungen gefallen sind und Alternativen noch erörtert und berücksichtigt werden können. 

Die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) empfiehlt überdies, Methoden – wie etwa das „DGUV-Ideentreffen“ – anzuwenden, um die Beschäftigten systematisch im Vorfeld von Veränderungsprozessen einzubeziehen, weil sie die Verhältnisse „vor Ort“ genau kennen, Probleme in ihrem Tätigkeitsfeld benennen und Ideen zu deren Lösung beisteuern können.

Die Erfahrung, die die Mitarbeiter*innen von Arbeit & Gesundheit allerdings ständig machen, ist: Alle diese Vorschriften und Gesetze sind den meisten Betriebsräten bisher kaum bekannt. Deshalb können sie die Möglichkeiten einer vorausschauenden Gefährdungsbeurteilung vor Aufnahme der Tätigkeiten an neugestalteten Arbeitsplätzen und im Fall weitrechender Veränderungen der Arbeitsumgebung nicht ausschöpfen. 

Drei Praxisfelder

Diese Wissenslücke versucht das Projekt zu schließen und will gleichzeitig praktische Hilfen zur Verfügung stellen, um dieses Instrument erfolgreich anzuwenden. Dazu wertete das Projekt-Team die Erfahrungen, die Arbeit & Gesundheit in drei Unternehmen (eine Versicherung, ein Windenergieanlagenhersteller, eine Kreisverwaltung) im Prozess einer sozialpartnerschaftlichen Kooperation gewinnen konnte, aus und fasste diese in einem Abschlussbericht zusammen. 

Eine erste Besonderheit: Die Ausgangsbedingungen für das Projekt waren von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Bei der Versicherung war der Umzug in ein anderes Gebäude bereits erfolgt. Die geplante Gefährdungsbeurteilung sollte daher auf die bereits geschaffenen neuen Umstände fokussieren und dabei mögliche Handlungsbedarfe identifizieren, um bereits bestehende Gefährdungen zu minimieren oder ganz zu vermeiden.

Beim Windenergieanlagenhersteller wurde mit Projektbeginn eine Pilotfläche eingerichtet, auf der neue Arbeitsplätze eingerichtet, aber noch nicht in Betrieb genommen wurden. Hier stand im Mittelpunkt, ein sinnvolles, zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat abgestimmtes, gemeinsames Verfahren zu entwickeln, um die – auch unter dem Gesichtspunkt der Kostenreduktion – neu gestalteten Arbeitsplätze zu testen und mit Blick auf mögliche Gesundheitsgefährdungen zu beurteilen. 

Den umfangreichsten Veränderungsprozess gab es in der Kreisverwaltung. Hier war geplant, das Gebäude, in dem die gesamte Kreisverwaltung untergebracht war, grundlegend umzubauen und während dieser Bauzeit ein Gebäude der ehemaligen Sparkasse zwischenzunutzen. Diese zweimalige Neugestaltung von Arbeitsstätten und Arbeitsplätzen sollte von einer gemeinsamen Steuerungsgruppe, in die auch der Personalrat eingebunden war, orchestriert werden. Hier stand im Zentrum, auszuarbeiten, wie eine vorausschauende Gefährdungsbeurteilung in eine sinnvolle Prozessstruktur integriert werden kann, die nicht nur wesentliche Faktoren für Gesundheitsgefahren bei den vorgesehenen Arbeitskonzepten erkennt, sondern daraus auch Schlussfolgerungen für die weitere Planung der Arbeitsorganisation und die Ausstattung der Arbeitsplätze bezieht.

Im Fall der Versicherung hatte der Betriebsrat Kontakt zum Beraterteam um Michael Gümbel aufgenommen, nachdem sich dort eine über unterschiedliche Geschäftsfelder der Versicherung hinweg operierende Arbeitsgruppe zum Arbeits- und Gesundheitsschutz konstituiert hatte, in die auch der Betriebsrat fest eingebunden war. Beim Windenergieanlagenhersteller kam der Kontakt über ein einzelnes Betriebsratsmitglied zustande, das intensiv mit dem Betrieb der Pilotfläche befasst war und hierfür einen erweiterten Mitbestimmungsprozess auf den Weg bringen wollte. Inzwischen gibt es auch dort eine bereichsübergreifende Projektgruppe, in die der Betriebsrat als Gremium vertreten ist. Bei der Kreisverwaltung war es der Personalvorsitzende, der sich an das Arbeit-&-Gesundheit-Beratungsteam wandte. Die gesamte Planung und Ausarbeitung des Arbeitskonzepts wie auch des Umzugs in das zwischengenutzte Sparkassengebäude und schließlich in das neue Gebäude der Kreisverwaltung obliegt hier einer Steuerungsgruppe, in die nicht nur interne (HR, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Personalrat), sondern auch externe Sachverständige (Architektin, Changemanagement, Betriebsarzt) eingebunden sind.

Methodisches Vorgehen

Bei allen drei Praxis-Beispielen ging es dem Projektteam zunächst darum, die jeweilige betriebliche Interessenvertretung dahingehend zu beraten, eine Steuerungs- und Mitbestimmungsstruktur zu etablieren beziehungsweise zu unterstützen, die das Thema Neugestaltung der Büroarbeit und mögliche Gesundheitsgefahren im Fokus hat und die betriebliche Umsetzung der geplanten Arbeitskonzepte möglichst einvernehmlich voranbringt. Als wichtiges Instrument über den gesamten Prozess hinweg sollten dann vorausschauende Gefährdungsbeurteilungen etabliert werden. Auch dazu bot das Projektteam sein fachliches und prozessuales Know-how an. Ein weiterer Beratungsschwerpunkt war, neue Beteiligungsformen zu erproben, um möglichst alle von den Veränderungen betroffenen Beschäftigten(gruppen) in diese Prozesse einzubeziehen. 

Die Konzentration des Projekts auf die Neugestaltung von Büroarbeit geschah vor folgendem Hintergrund: Zum einen zeigte sich, dass infolge der Corona-Pandemie in fast allen Unternehmen neue Formen der Arbeit entstanden – vornehmlich orts- und zeitflexibles Arbeiten, zunächst übergangsweise, später dann zunehmend dauerhaft konzipierte Arbeit im Homeoffice und New Work (offene Arbeitslandschaften, aber aus Kostengründen häufig auch Desk-Sharing usw.). Diese waren allerdings nur selten geregelt beziehungsweise standardisiert. Damit gerieten lange Zeit auch ihre Folgen für die Beschäftigten aus dem Blick, was mit dem Projekt revidiert werden sollte. Zum anderen ist die klassische Büroarbeit bisher relativ überschaubar und gut geregelt. Dazu zählen beispielsweise EU-Vorgaben, wie die europäische Bildschirm-Richtlinie, bis hin zur Arbeitsstätten-Verordnung oder den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (unter anderem zu den Aspekten Lärm, Beleuchtung, Heizung/Klima, Sanitärräume), zum baulichen Brandschutz oder die Empfehlungen der Offensive gutes Bauen (INQA). Diese bieten daher einen tragfähigen Referenzrahmen auch für die Neugestaltung von Büroarbeit in aktuellen Transformationsprozessen.

Sozialpartnerschaftlicher Ansatz

Dass es in allen drei Fallbeispielen gelang, die Arbeitgeberseite für das Projekt zu gewinnen, war für dessen Erfolg von großem Vorteil. Bei der Versicherung entstand zwar die Initiative, die Bürogestaltung auf der neuen Pilotfläche (nachdem sichtbar wurde, dass die vorherigen Planungen nicht funktionierten) grundlegend neu anzugehen, aus der betriebsübergreifenden Arbeitsgruppe der Betriebsräte heraus. Da aber der Betriebsrat schon zuvor in diverse Gestaltungsprojekte und entsprechende Beteiligungsstrukturen des Arbeitgebers involviert war, konnte er diese Verankerung dazu nutzen, um seine Ideen zur Umgestaltung der neuen Pilotfläche und zum gesamten Steuerungsprozess auch hier einzubringen. 

Beim Windenergieanlagenhersteller zeigte der Arbeitgeber zwar anfänglich wenig Bereitschaft, mit dem Betriebsrat konzeptionell zusammenzuarbeiten. Doch kam es auch hier auf Drängen des Betriebsrats schließlich zur Gründung einer gemeinsamen Projektgruppe, in die auch das Beratungsteam um Michael Gümbel mehrere Male eingeladen wurde. 

Die engste Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite erfolgte bei der Kreisverwaltung. Die gemeinsame Steuerungsgruppe tagte hier regelmäßig („Jour fixe“). Das erleichterte den Austausch der internen Sachverständigen untereinander, insbesondere zwischen dem Personalrat, dem Beratungsteam, der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Betriebsarzt. 

Interdisziplinäre Bestandsaufnahme

Für das Gelingen des Projekts war ebenfalls eine intensive und interdisziplinär durchgeführte Bestandsaufnahme wesentlich, die das Beraterteam um Michael Gümbel in allen drei Praxis-Beispielen anregte. 

Dazu wurden zunächst die Gefährdungsbeurteilungen, die sich auf die bisherigen Tätigkeiten bezogen, im Projekt gesichtet, um Anhaltspunkte zu bekommen, worauf bei den vergleichbaren Tätigkeiten im neuen Arbeitskonzept besonders geachtet werden musste. Dieses Wissen brachten die Betriebsräte jeweils in die Steuerungsgruppen ein, die sich – unter Einbeziehung interner und externer Sachverständiger – vor allem mit der Analyse der künftigen Arbeitsaufgaben/-inhalte (auch im Kontext interner Zusammenarbeit), der Arbeitsorganisation, den sozialen Beziehungen und der Arbeitszeit befassten. 

Parallel dazu wurden Beschäftigtenteams nach ihren Anforderungen an ihre künftige Tätigkeit, ihren neuen Arbeitsplatz und die neue Arbeitsumgebung befragt. Dies geschah im Rahmen von Workshops, Interviews und Umfragen. 

Auch die Vertrauensperson der Schwerbehinderten war von Anfang an in die Befragung und den gesamten Prozess einbezogen. Sie brachte immer wieder die Belange von Menschen mit Behinderungen ins Gespräch und gab fachliche Ratschläge, die sich insbesondere darauf bezogen, Elemente von Barrierefreiheit in den Planungsprozessen zu berücksichtigen. Außerdem sorgte sie dafür, dass bei den Befragungen der Beschäftigten auch nach möglichen Behinderungen oder anderen Bedürfnissen gefragt wurde. Dies deshalb, weil in etlichen Unternehmen dem Arbeitgeber viele Behinderungen gar nicht bekannt sind und dementsprechend bei der Neugestaltung von Arbeitsräumen und -prozessen nicht berücksichtig werden können. 

Alle diese Erkenntnisse flossen schließlich in eine Bestandsaufnahme ein, auf deren Basis präzisere Anforderungen an die Arbeitsgestaltung der neu in Betrieb zu nehmenden Arbeitsplätze beziehungsweise der neuen Arbeitsumgebung formuliert werden konnten – und zwar jeweils bezogen auf die künftigen Arbeitsaufgaben und Tätigkeitsgruppen und unter Berücksichtigung der arbeitswissenschaftlichen Perspektive. 

Besonders auffällig war, dass die Beschäftigten in allen drei Fällen über die hohe Lärmbelastung in modernen Arbeitslandschaften klagten, für die sie Lösungen einforderten.

Einige Handlungsempfehlungen

In seinem Abschlussbericht fasst das Projektteam seine Erfahrungen mit den drei Praxis-Beispielen zusammen und listet verschiedene Empfehlungen für die Durchführung beziehungsweise Prozessgestaltung von vorausschauenden Gefährdungsbeurteilungen auf.

Sein wichtigster Rat: Die Anforderungen an neue Räumlichkeiten sollten deutlich vor der Anmietung formuliert werden. Am Beispiel der Versicherung konnte gezeigt werden, dass ein unpassendes, nicht mit den Betroffenen abgestimmtes Open-Space-Büro-Konzept nicht nur zu großer Unzufriedenheit unter den Beschäftigten – und infolge dessen zu höherer Personalfluktuation und vermehrter „Flucht“ ins Homeoffice – führte. Die nachträglichen Korrekturen, um die Hauptprobleme extra-auraler Lärm, nicht gegebene Vertraulichkeit (Datenschutz) und zu wenige beziehungsweise unzureichend ausgestattete Besprechungsräume, zu lösen – unter anderem Schallschirme und Schallabsorption –, haben sich im Vergleich zu einer vorausschauenden und beteiligungsorientierten Planung sogar als teurer und überdies als weniger wirksam erwiesen.

Kritik übt das Projektteam insbesondere an den nur grob umrissenen Auftragsbeschreibungen insbesondere für die Architekt*innen. Von letzteren werden zumeist „Grundleistungen“ verlangt und entsprechend vergütet. Dabei könnten Architekt*innen gerade bei der Raumplanung und -umgestaltung weit mehr leisten, wenn ihnen ein entsprechender Auftrag mit vertiefenden Leistungen erteilt wird. Dazu zählen beispielsweise eine umfassende Bedarfs- beziehungsweise Anforderungsermittlung, die die vorläufigen Planungen des Auftraggebers als Ausgangspunkt nimmt; eine Bestandsaufnahme der vorgesehenen Tätigkeiten; das Aufstellen eines Raumprogramms; eine Betriebs- und Projektstrukturplanung. Aus Sicht des Projektteams, ist es daher wichtig, bereits frühzeitig ein umfassendes Auftragspaket für die Architekt*innen – oder andere kompetente Fachleute – zu schnüren, das nicht nur räumliche Gegebenheiten berücksichtigt, sondern bereits im Vorhinein unterschiedliche Tätigkeitsformen, Beschäftigtengruppen, Aufgabenstellungen und Technologien definiert. 

Ebenfalls augenfällig war für das Projektteam die mangelnde Kommunikation der am Planungsprozess Beteiligten untereinander und das vielfach fehlende Problembewusstsein der einzelnen Sachverständigen. Bei den meisten herrschte ein „Tunnelblick“ vor, der sich auf die eigene Fachlichkeit konzentrierte. Den Architekt*innen etwa waren bauliche Vorschriften gut bekannt, aber Regelungen des Arbeitsstättenrechts kaum präsent. Das führte dazu, dass den Planungen kein umfassender Anforderungskatalog unterlegt werden konnte und auch die Fokussierung auf zukünftig auszuübende Tätigkeiten nicht gelang.

Letztlich unterstreicht das Projekt, dass vorausschauende Planung auf der Grundlage vorausschauender Gesundheitsbeurteilungen nicht nur zu besseren Ergebnissen im Sinne des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, sondern auch zu mehr Effizienz und kostengünstigen Lösungen führen kann. Mithilfe eines solchen Verfahrens zur Büroplanung und -umgestaltung können aufwändige, ungeplante oder nachträglich korrigierende Umbaumaßnahmen entfallen. Der Planungs- und Umsetzungsprozess wird dadurch zwar umfangreicher, aber gleichzeitig reibungsloser. Dies dürfte besonders für Klein- und mittelständische Betriebe interessant sein. 

Die frühzeitige Berücksichtigung unterschiedlicher Sichtweisen, Interessen und Bedürfnisse von Beschäftigtengruppen könnte nicht zuletzt als Vorbild für andere Veränderungsprozesse dienen. Für die Beschäftigten hat die Einbindung der vom Umbau Betroffenen in die Zukunftsgestaltung ihrer Arbeit im Rahmen der vorausschauenden Gefährdungsbeurteilung den Vorteil, dass sie produktiver und motivierter, aber auch ungestörter und langfristig gesünder arbeiten können. Das stärkt nicht nur das eigene Selbstbewusstsein, sondern auch die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen wie auch die Mitbestimmung und Demokratie im Betrieb.

Dennoch bleibt aus Sicht des Projektteams festzuhalten, dass die Mitbestimmungsrechte von Betriebsräten bei der Gestaltung von Arbeitsstätten und insbesondere Büroräumen begrenzt sind. Betriebs- und Personalräte können zwar nach Paragraf 90 Betriebsverfassungsgesetz einfordern, dass sie vom Arbeitgeber über die Planung von Neu-, Um und Erweiterungsbauten von betrieblichen Räumen rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen unterrichtet werden. Ferner hat sich der Arbeitgeber sich mit ihnen zu beraten, damit die Planung und Gestaltung sich an arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit orientiert. Aber sie haben kein starkes Mitbestimmungsrecht in dem Sinne, dass ihre Vorschläge zwingend vom Arbeitgeber aufgegriffen und berücksichtigt werden müssen. Um so wichtiger ist es, dass sie ihr starkes Mitbestimmungsrecht nach Paragraf 87 Betriebsverfassungsgesetz bereits im Planungsverfahren zur Geltung bringen, das ihnen das Initiativrecht für eine vorausschauende Gefährdungsbeurteilung und auch die daraus folgenden Gestaltungsmaßnahmen einräumt (Abs.1 Nr. 7).

Ansprechpersonen des Projektes

Projektleiter:
Michael Gümbel, Arbeit & Gesundheit e.V., Hamburg

Projektbearbeitung:
Dr. Jana Greubel und Julia Bringmann, Arbeit & Gesundheit e.V., Hamburg

Weitere Kooperationspartner:
Katrin Willnecker, ver.di – Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft, Bundesverwaltung